現代のオフィス空間がますますデジタル技術に依存するようになったことで、昔ながらのコルクボードは、モダンなデジタル掲示板へと置き換えられています。
従来のものと同じように、こうした電子掲示板は、企業や部門のリーダーがオフィスの従業員に伝えたい重要なお知らせをすべて掲示できます。
全社向けのメモ、称賛を共有するコーナー、ソーシャルフィードなど、社内のチームエンゲージメントを高めるための使い道は実に多彩です。
職場を最新化し、社内のコミュニケーションや整理整頓、機能性を向上させたい方は、ぜひこのまま読み進めてください。
デジタルお知らせボードとは？
まずは「デジタル掲示板」とは何かを定義しておきましょう。
デジタル掲示板とは、重要な情報をリアルタイムで表示する電子プラットフォームのことで、企業が最新情報やニュース、お知らせを効率的に伝えることを可能にします。
定義
つまり、このボードは従来のコルクボードや紙の掲示物に代わるデジタルサイネージの一種であり、企業にとってさまざまなメリットをもたらします（詳しくは後述します）。
なにしろ現代の職場はとてもスピーディーに動いており、つながりを保ち、常に正しい情報を得ることが、あらゆるオフィスがきちんと機能するうえで欠かせなくなっています。
そこで登場するのがデジタル掲示板です。チームの連携のあり方を一変させるダイナミックなツールでありながら、作成にはそれほど手間がかかりません。その方法を以下でご紹介します。
デジタル表示ボードの作り方は？
手元にあるテレビをデジタルオフィスボードへと変えることができます。一般的に必要なのは、パソコンとの接続と、デジタル掲示板用のソフトウェアです。
もっと詳しく知りたいですか？デジタル掲示板を作成するための主なステップは次のとおりです。
- デジタルボード設置に適したハードウェアを用意する
- デジタル掲示板ソフトウェアに登録する
- EmbedSocialにログインしてコンテンツウィジェットを設定する
- ウィジェットコードをウェブサイトに貼り付ける
- コンテンツウィジェットをテレビに表示する
1. デジタルボード設置に適したハードウェアを用意する
ほとんどの場合、必要なハードウェアはインターネットに接続できるスマートAndroid TVだけです。これがあればデジタルサイネージ用ソフトウェアにアクセスできます。標準的なテレビをお使いの場合は、表示したいコンテンツを映し出すためにパソコンやスマートフォンも必要になります。
デジタル掲示板を表示するために使いたいテレビやモニターをすべて用意して設置できたら、次はデジタル掲示板ソフトウェアを準備しましょう。
2. デジタル掲示板ソフトウェアに登録する
オフィスでデジタルお知らせボードやソーシャルメディアウォールを表示する方法にはいくつかの選択肢があり、どれも仕組みはおおむね同じです。
その選択肢のひとつがEmbedSocialです。
EmbedSocialは、ユーザー生成コンテンツ（UGC）を収集・モデレーションし、好きな場所に埋め込めるオールインワンのUGCプラットフォーム兼ソーシャルメディアアグリゲーターです。
これを使えば、あなた自身やフォロワーのInstagramやTikTokのコンテンツから、これまでに寄せられたレビューやお客様の声、YouTubeやVimeoの動画、最新のツイート、RSSフィード、さらには収集したあらゆるもののカスタムフィードや投稿まで、何でも表示できます。
3. EmbedSocialにログインしてコンテンツウィジェットを設定する
アカウントを作成（有料またはトライアル）したら、ログインして上記のソースの一部またはすべてを連携し、オフィスで表示したいコンテンツの収集を始められます。
あとは、表示したいコンテンツに合わせてウェブサイトウィジェットを選び、レイアウトをカスタマイズして、次のように埋め込み用コードをコピーするだけです。
EmbedSocialには豊富なウィジェットライブラリが用意されており、GoogleレビューからTikTokやInstagramの写真スライダー、さらにはお問い合わせフォームまで、あらゆるものを表示できます。
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4. ウィジェットコードをウェブサイトに貼り付ける
次のステップでは、ウェブサイトのエディターを開き、カスタムHTMLコード内にコードを貼り付ける必要があります。最近のウェブサイトビルダーであれば、どれもこの機能を備えています。
たとえばWordPressでこれを実現したい場合は、投稿エディターを開いて「+」アイコンを押し、「カスタムHTML」を検索してページの好きな場所にボックスを追加し、前のステップでコピーしたウィジェットコードを貼り付けるだけです。
5. コンテンツウィジェットをテレビに表示する
これで、テレビのブラウザからスマートテレビを使って、ウィジェットを埋め込んだウェブサイトにアクセスし、コンテンツを簡単に表示できるようになります。うまくいかない場合は、テレビをパソコンやスマートフォンのモニターとして使い、そこでコンテンツを開くこともできます。
実際にInstagramフィードでこれを行っているEmbedSocialのお客様の例がこちらです。
これで完成です。紙の無駄を省きながら、今後のイベントから最新のソーシャルメディア投稿まで、あらゆる情報を表示できるようになりました。環境にやさしく、しかも従業員に古い情報が表示されてしまう心配もありません。
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バーチャル掲示板を使うメリット
現代のオフィスがデジタルオフィスボードに投資すべき理由はいくつもあります。
- コミュニケーションの強化：チームメンバー全員が重要な最新情報やお知らせをすぐに受け取れるため、一貫したコミュニケーションを保てます。
- コストと時間の効率化：従来のコルクボードや紙のボード、マグネット式ホワイトボードにリソースを割く必要がなく、情報を印刷して配布する手間もかかりません。ボタンひとつでオフィス全体の情報を即座に更新できるからです。
- エンゲージメントの向上：デジタルボードには、コメント・いいね・シェアといったインタラクティブな機能を組み込めるため、積極的な参加を促せます。
- カスタマイズ性：他のソフトウェアとの連携や特定のコンテンツタイプへの対応など、ビジネス固有のニーズに合わせて柔軟に調整できます。
- 整理整頓の改善：お知らせや最新情報、重要な日付を一元的にまとめておけるので、従業員が必要な情報を見つけやすくなります。
- マルチメディア対応：テキスト、画像、動画、リンクなどさまざまな形式のメディアに対応しており、コミュニケーションをよりダイナミックで効果的なものにします。
- フィードバックの機会：アンケートや調査といったフィードバックの仕組みを用意でき、従業員の意見を取り入れることで意思決定の質を高められます。
従来のコルクボードでは、こうしたことを実現できません。だからこそデジタル掲示板は大きな支持を集めており、業務効率を大幅に向上させてくれます。さらに環境にやさしく、メンテナンス費用もかからずに繰り返し使える点も魅力です。
オフィス向けデジタル掲示板の活用アイデア10選
それでは、オフィスでデジタル掲示板を活用する最適な方法とは何でしょうか？
社内コミュニケーションから緊急アラート、RSSフィード、メンタルヘルス支援まで幅広くカバーする、オフィス向けデジタルボードのアイデアと事例をいくつかご紹介します。
1. 重要なアラートと通知
ほとんどの掲示板は、全社向けの重要なメッセージを伝えるために使われており、情報をすばやく全従業員に共有できます。たとえば、次のような例です。
出典: ScreenCloud
2. インタラクティブなイベントカレンダー
社内イベントや締め切り、その他の重要な日付をリアルタイムで更新するダイナミックなカレンダーを作成している企業もあります。このオフィスがデジタル掲示板を使って、会議室のスケジュールを手軽に管理している様子をご覧ください。
3. RSSとソーシャルメディアフィード
ライブのソーシャルメディアフィードやRSSフィードは、企業文化や従業員が楽しんでいる様子を映し出す格好の例として、最近のオフィス環境で大きな人気を集めています。
マーケティングチームがInstagramやFacebook、LinkedInなどのソーシャルメディアに新しいコンテンツを公開すると、自動的に更新されるライブウィジェットを作成できます。
4. お客様の声を集めたWall of Love
ブランドや商品、サービスについてお客様から寄せられた素晴らしいコメントや応援の言葉を、まとめて共有したいとお考えではありませんか？それなら、デジタル掲示板を自分だけのお客様の声を集めたwall of loveに変えるのが一番です。
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5. プロジェクト進捗トラッカー
従業員の集中力とモチベーションを保つ効果的な方法のひとつが、進行中のプロジェクトの進捗をインタラクティブなチャートやタイムラインで表示することです。これにより、プロジェクトの各段階や重要なマイルストーンを全員が把握でき、プロジェクト管理がよりスムーズになります。
何より、会議室に設置しておけばチーム全員が確認できます。
6. 健康とウェルネスのヒント
ウェルネスやメンタルヘルスに役立つ情報、ストレス解消のための簡単なエクササイズ動画などを共有することで、健康的な職場環境を促進し、支え合えるワークスペースを育みましょう。
このジムが店舗で励みになるメッセージを表示している様子をご覧ください。
7. イノベーションハブ
新しいプロジェクトのアイデアや、現在の業務プロセス・職場環境の改善案について、従業員の声に常に耳を傾けるべきです。デジタルサイネージボードを使えば、創造性を刺激するアンケートやアイデア募集の取り組みを実施でき、その手助けとなります。
このオフィスが従業員向けに実施している楽しいアンケートがこちらです。
8. 称賛を共有するコーナー
特定の従業員の優れた仕事を取り上げ、みんなの前で称えてみてはいかがでしょうか。デジタル掲示板の一角を、称賛のメッセージや従業員の功績を紹介するコーナーに充てれば、全員の士気が高まります。
9. 地域の交通と天気の最新情報
リアルタイムの交通情報や天気予報を掲示板に組み込むことで、チームが通勤の計画を立てやすくなり、急な事態に慌てずに済みます。
うまく取り入れれば、こちらの例のように非常に実用的で、インテリアにもなじみます。
出典: signagerocket.com
10. 研修資料とウェビナー
スキルや知識を高めるために従業員が活用できる教育資料や、今後開催されるウェビナー、研修の機会をまとめて提供しましょう。
あるオフィスがデジタルサイネージ技術を使って研修を実施している様子がこちらです。
出典: screencloud.com
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まとめ
このように、デジタル掲示板は、コスト効率がよく環境にもやさしい方法で重要な情報を伝えることで、あらゆる職場を一変させる力を持っています。
しかも、初期投資はわずかで済むのに、その効果は絶大です。紙の使用を減らし、コメントやアンケートといったインタラクティブな機能を提供し、業務効率を高め、職場環境を最新化し、ダイナミックで魅力的な空間を生み出してくれます。
つまり電子掲示板は、現代のあらゆるオフィスのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズでき、更新や運用にもさほど手間がかかりません。
