イベント主催者は、まるで忙しく飛び回るミツバチのように、次から次へとタスクをこなしていく存在です。
目標の設定、予算の確保、チーム編成、会場選び、スポンサーや登壇者の確定など、イベントを完璧なものに仕上げるためにケアしなければならないことは、ほんの一例を挙げただけでもこれだけあります。
参加者全員に素晴らしい時間を過ごしてもらうこと。運営面でのこのプレッシャーを、イベントプランナーは常に肩に背負っています。
もし完璧な世界であれば、私たちは皆が人の心を読めるようになり、参加者が何を必要とし、何を望んでいるのかを推測したり当て推量したりする必要などないでしょう。
しかし現実の世界では、私たちには満足度アンケートという、イベント参加者をより深く理解するために役立つ貴重なフィードバックを集められる、とても便利な手段があります。
そして何より嬉しいのは、イベントの開催前、開催中、開催後のいずれのタイミングでもフィードバックを集められるということです。
イベントアンケートを使えば、参加者がイベントに何を期待しているのか、開催中にどう感じたのか、そしてイベントが期待に応えられたのかどうかを知ることができます。
本記事では、イベントアンケートの基本を解説するとともに、シンプルでありながら非常に効果的なイベントアンケートの設問例、さらに有益なアンケートを実施するためのボーナスのコツやテクニックをご紹介します。
本記事の内容
- イベントフィードバックアンケートとは？
- イベントアンケートはなぜ重要なのか？
- イベントアンケートの種類
- イベントアンケートの設問例
- コロナ禍でイベントアンケートを実施する手順
- イベントアンケートを作成するためのボーナスのコツ
- 回答してもらえないときはどうする？
それでは、さっそく始めましょう。
イベントアンケートとは？
簡単に言えば、イベント全体の質や効果についてフィードバックを集めるためのアンケートです。
イベントフィードバックアンケートは、運営、スタッフ、登壇者など、イベントのさまざまな側面について実施することができます。
これらの情報や貴重なインサイトは、参加者は登壇者に満足しているか、会場の立地は良かったか、全員に対応できるだけの十分なスタッフがいたか、といったイベントに関するさまざまな疑問に答える手がかりになります。
こうした問題の多くは、イベントが始まる直前まで気づかれないまま見過ごされてしまうことがよくあります。
ですから、ベストプラクティスは、イベントに関わるすべてのステークホルダーからフィードバックを求め、起こり得るあらゆる問題を確実に把握しておくことです。
イベントアンケートから得られたデータは、参加者の満足度や期待値に関する知見へと簡単に変換できます。
このデータを次の戦略に活かして、今後参加者にとってポジティブなイベント体験を生み出していきましょう。
イベントフィードバックアンケートの重要性
イベントアンケートの設問は、ターゲットとなるオーディエンス、つまりこれからイベントに参加する人、すでに参加した人、現在参加している人の考えや意見を集めるために、特別に作られています。
その点で、イベントフィードバックアンケートは、参加者がイベントの何を気に入り、何を気に入らなかったのかを理解するうえで重要です。
Event Manager blogによると、イベントプランナーの54%が、参加者の満足度やイベント全体の成功を測定するツールとしてアンケートを活用しています。
もしあなたがまだアンケートを活用しているプランナーの仲間入りをしていないなら、今こそ始める絶好のタイミングです。
人はイベントに参加するとき、それぞれ異なる印象、期待、アイデアを持っています。具体的な設問を投げかけることで、成功するイベントを企画するための運営戦略に活かせる、思いがけないワクワクするような提案に出会えるかもしれません。
イベントアンケートの種類
先ほど説明したように、イベントアンケートはすべてのイベント参加者からフィードバックを得て、今後のイベント運営を改善するために使われます。
イベントの企画を始める前から、設問を投げかけてフィードバックを集め始めることができます。
ここで登場するのが、事前アンケート（プレイベントアンケート）です。
事前アンケートは、料理の選択、会場、基調講演の登壇者など、イベント運営のさまざまな側面について重要なインサイトを与えてくれます。
イベントアンケートをソーシャルメディアに投稿したり、メールで送ったりすれば、すぐにフィードバックを集め始められます。
ここでは、オーディエンスから重要なインサイトを集めるために使える、シンプルな事前アンケートの設問をいくつかご紹介します。
このイベントをどこで知りましたか？
この設問をすることで、オーディエンスがどこに最も集中しているのか、そしてイベントのプロモーションやマーケティングを改善する必要があるかどうかを知ることができます。
イベント主催者が知っておくべき食事の好みはありますか？
食事のないイベントはありませんし、食事の好みは人によってさまざまです。
イベントプランナーとして、回答者からこの情報を集めることは、運営に欠かせない重要な要素です。
参加者の期待に完璧に応えられるよう、彼らの食事に関するニーズを必ず把握しておきましょう。
イベントの開催場所についてどう感じますか？
事前アンケートでこの設問をすることで、参加が必要な人全員が会場に簡単にアクセスできるようにしましょう。
イベントに関する情報は十分にわかりやすかったですか？
オーディエンスはイベントのテーマ、日時、場所を理解できたでしょうか？
ぜひ尋ねてみましょう。
混乱を招きかねないわかりにくい情報がないかを確認し、早めに取り除いておけば、参加者は手間なくスムーズに参加できます。
もう一つの種類のアンケートが、開催中アンケート（ミッドイベントアンケート）です。
開催中アンケートはイベントの最中に実施され、参加者の満足度をリアルタイムで把握するのに役立ちます。
イベント中のフィードバック収集を避けるイベントプランナーもいますが、この種類のアンケートは、体験がまだ「新鮮」なうちにフィードバックを集められる点で非常に優れています。
ここでは、開催中アンケートの設問に含められる例をいくつかご紹介します。
会場をどのように評価しますか？
この設問を開催中アンケートで尋ねることで、どのような第一印象を与えられたかを知ることができます。
チェックインに満足していますか？
イベント運営側は、チェックインのプロセスがスムーズかつ迅速に進むようにしなければなりません。
そのプロセスを実際に体験するのはゲストですから、彼らにチェックインへの満足度を尋ね、ゲストの視点から貴重なフィードバックを得るのが一番です。
音響をどのように評価しますか？
開催中アンケートは、イベント中に発生し得る潜在的な問題を検知するための優れたツールです。
フィードバックを求めることで、こうした問題を早めに解決し、全員に素晴らしい体験を提供できます。
イベントアンケートの最後の種類は、事後アンケート（ポストイベントアンケート）です。
事後アンケートは、参加者の総合的な体験を検証し、建設的なフィードバックを集めるために使われます。
事後評価には、オーディエンスがイベントをどう体験したのかをより大きな視点で把握できる設問が含まれます。
ここでは、イベント終了後に参加者へ尋ねられる事後アンケートの設問をいくつかご紹介します。
このイベントを友人や同僚にどのくらいおすすめしたいと思いますか？
このよくある、しかし根本的な設問から得られる結果は、ネットプロモータースコアと呼ばれます。
NPS（ネットプロモータースコア）は、参加者の満足度レベルの測定結果を素早く簡単に算出できる手法です。
この設問を使って、イベントの成功度合いを明確に把握しましょう。
イベントで最も気に入った点、気に入らなかった点は何ですか？
イベントの強みと弱みを特定するのに役立つ、具体的でわかりやすいイベントアンケートの設問です。
参加者は、会場は気に入ったが立地は気に入らなかった、と指摘するかもしれません。
それは、今後のイベントを企画する際に改善すべき点です。
今年の体験を踏まえて、来年このイベントに参加する可能性はどのくらいありますか？
今あなたの仕事に満足してくれている人であれば、おそらく近いうちにまた足を運びたいと思ってくれるでしょう。
ロイヤルなオーディエンスは、あなたのすべての努力に対する最高のご褒美です。ポジティブな面を受け入れ、ネガティブな面を改善していくことは、あなた自身の利益にもつながります。
4. イベントアンケートの設問例をさらに紹介
3つ目のポイントでは、実施するタイミングに着目してアンケートの種類について解説しました。
このセクションでは、イベントのさまざまな重要ポイントについてオーディエンスからフィードバックを集めるために使える、より幅広いイベントアンケートの設問リストをご紹介します。
オーディエンスに自分の言葉で自由に表現してもらいたい場合は自由記述式の設問、はい・いいえで答えるシンプルな設問、あるいは選択式の設問など、さまざまな種類の設問を使い分けることができます。
ここでは、それぞれの種類の設問例をご紹介します。
はい・いいえ形式のイベントアンケート設問:
- イベントスタッフは、イベントに関するあなたの質問にすべて答えることができましたか？
- イベントスタッフは十分に親切でしたか？
- 今回が、当社のイベントに初めて参加された機会でしたか？
- このイベントは「成功した」と思いますか？ そう思う、またはそう思わない理由は何ですか？
- カンファレンス後のアクティビティに参加しましたか？
- このイベントは目標を達成できたと思いますか？
- ネットワーキングの機会はあったと思いますか？
自由記述式のイベントアンケート設問:
- なぜこのイベントに参加しようと思ったのですか？
- なぜこのイベントへの参加を決めたのですか？
- このカンファレンスは、あなたの今後の仕事に何らかの影響を与えると思いますか？
- このイベントから得られた最も重要な学びは何ですか？
- オンラインイベント中に技術的なトラブルに遭遇しましたか？
選択式のイベントアンケート設問:
- 登壇者のうち、最も優れたプレゼンテーションをしたのは誰だと思いますか？
- イベントで最も良かった部分は何ですか？
- 取り上げられた内容は、自分の役割に関連していた。
- イベントの長さは、長すぎた・短すぎた・ちょうど良かったのいずれだと思いますか？
5. コロナ禍でイベントアンケートを実施する手順
新型コロナウイルス（Covid-19）は、ほぼすべての業界、とりわけ人が物理的に集まることに依存して成り立っていた業界に、前例のない変化をもたらしました。
イベント企画業界を含む多くの業界が、基本的な働き方として情報技術の活用をますます進めるようになりました。
コンピューターとインターネットはコロナ禍の生活を大きく支えてくれましたが、見込み客の課題を見極めることが不要になったわけではありません。
したがって、フィードバックを求めアンケートを実施するという取り組みは、オンラインイベントにおいても変わらず有効です。
ここでは、オンラインイベントアンケートを実施し、イベント参加者から最大限の成果を引き出すための方法をいくつかご紹介します。
1. 適切な回答者を選ぶ
フィードバックが必要な相手を定義し、それぞれに合わせて準備しましょう。
そうです、これには異なる設問やフォームが必要になるかもしれませんが、少しお付き合いください。きちんと説明します。
もちろん、まず参加者に尋ねるのは当然ですよね？ でも私たちは時として、ボランティアスタッフ、他部署のチーム、登壇者からのフィードバックの重要性を見落としてしまいがちです。たとえ別のプロセスを用意する必要があったとしても、彼ら全員にアプローチすることを検討してみてください。
思いがけない相手から学べることがあり、次回のイベントをより良くする手助けになるかもしれません。
2. イベント参加者にアンケートを知らせる
イベントの諸連絡（ハウスキーピング）のパートで、アンケートの存在に触れるよう計画しておきましょう。あくまでさらっと伝えるだけにとどめ、あまり義務的にしすぎないようにしましょう。そうしないと、フィードバックを欲しがって必死だと思われてしまいます。
また、アンケートの記入にどのくらい時間がかかるのかも参加者に伝えましょう。設問に答えるのにどれだけ時間を使うことになるのか、誰もが知りたいものです。
3. アンケートの回答にインセンティブを設ける
通常、コロナ危機以前の対面イベントには、参加者にアンケートへの記入を促すための、この素晴らしいテクニックがありました。
幸い、テクノロジーは非常に進化しているため、こうしたテクニックの一部はオンラインの世界でも活用できます。
インセンティブには、金銭的なものと非金銭的なものの2種類があります。
金銭的インセンティブ
金銭的インセンティブは、現金、ギフトカード、小切手、クーポンといった形を取り、非金銭的インセンティブは、金額に換算できないあらゆるものが該当します。
予算に応じて、どちらを採用するか選ぶことができます。
非金銭的インセンティブ
または、ノベルティ（swag）です！
このインセンティブのシンプルな実行方法は、「ノベルティをもらうにはフォームに記入する必要がある」というものです。
対面の会場では通常、出口のブースでノベルティが配布され、人々はそこでフォームに記入してインセンティブを受け取っていました。しかし、オンラインへの切り替えによってこれができない場合は、配送コストを考慮しつつ、同じことをおそらく実現できるでしょう。
予算の都合で全回答者にプレゼントを用意できない場合は、抽選にして、運の良い一人に賞品を贈るという方法もあります。
ここでも、前述のとおり、大きな休憩のたびに、簡単なアンケートに記入すればもらえる素敵な事後ノベルティがあることを、イベント参加者に示しておきましょう。
6. より良いイベントアンケートを作成するためのコツ
- 写真を追加する - 写真は、アンケートをより楽しいものにし、回答率を高める優れた方法です。
- タイミング - 事後アンケートを使うことにした場合は、イベント終了後24時間以内に必ずアンケートを送りましょう。
- モバイルフレンドリーにする - オンラインアンケートをモバイルフレンドリーにすれば、参加者は移動中でも素早くアンケートを完了できます。
- アンケートのデザインに気を配る - イベントアンケートのテンプレートを自社ブランドに合わせてカスタマイズし、好印象を残しましょう。
- お礼を伝える。 - アンケートの最後にサンクスページを用意しましょう。時間を割いてアンケートに記入してくれたことへの感謝を示す、手軽な方法です。
- 次回のイベントを宣伝する - 次回のイベントを宣伝する機会を逃さないようにしましょう。これは、今後のイベントへの参加に対するオーディエンスの全般的な関心について情報を得るチャンスにもなります。
7. 回答してもらえないときはどうする？
最も率直な答えは、アンケートへの記入を依頼するフォローアップをもう一度行うことです。
- 礼儀正しく、なおかつコールトゥアクション（CTA）を含めるようにしましょう。
- アンケートをメールで送る場合は、魅力的な件名にしましょう。
- 回答が何に使われるのかを、回答者に必ず伝えましょう。
- オーディエンスをセグメント化し、アンケートをパーソナライズするようにしましょう。
- アンケートは短くしましょう。参加者に尋ねたい最も重要な設問は何かを考え、誰かがフォームに記入するのにどのくらい時間がかかるかも考慮しましょう。
まとめ
自分の目標について考えてみましょう。
あなたが調査したいことは何でしょうか？
適切な設問をブレインストーミングするか、上で紹介した設問の中からいくつか選んでみましょう。
アンケートに適切なタイミングを選び、フィードバックを集め始めましょう。
さらにインスピレーションが必要な方は、こちらの228の調査設問もご覧ください。
