従業員があなたよりも新しく優秀な人材を選んで去っていくのを見るのは、決して楽しいものではありません。よほど冷淡で従業員の離職率を気にも留めないような会社でない限り、誰かが船を降りる決断をすれば、やはり気になるものです。だからこそ、退職面談のプロセスを整え、適切な退職面談の質問を投げかけることは、CEOや人事担当者、そして会社全体が次の採用に向けて学び、改善していくうえで欠かせません。
退職そのものについては、正直なところできることはあまりありません。しかし、できることもあります。それは、会社がフィードバックを収集するためのツールを備えておき、踏み込んだ分析ができるようにしておくことです。
なぜ彼らは自ら退職したのでしょうか。本当に、それを防ぐためにあなたにできることは何もなかったのでしょうか。また、自社の文化の中に、あなたがまだ気づいていない何かはないでしょうか。
ここで登場するのが、率直なフィードバックです。退職間近の従業員に、去る前に適切な質問をすることで、新しく入社する人材、そして既存の従業員の体験をどう改善すべきかについて、多くの貴重な情報を集めることができます。
退職面談がどのように会社を正しい方向へ導く助けになるのか、そして従業員のフィードバックを収集するフォームを作成するためにフォームビルダーをどう活用するのかを、ぜひ読み進めてご確認ください。
この記事の内容:
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- 退職面談とは何か？
- 退職面談の目的とは？
- 役割別の退職面談の質問
- マネージャー向けの退職面談の質問
- チームリーダー向けの退職面談の質問
- 技術職向けの退職面談の質問
- マーケティング・営業向けの退職面談の質問
- インターン向けの退職面談の質問
- オンラインの退職面談アンケートを作成する
- まとめ
退職面談とは何か？
いいえ、それは誰が一番先に出口へ向かうかを決める従業員評価ではありません。むしろ、あなたの会社を退職しようとしている従業員に投げかける、シンプルな質問を集めたものです。
もう少し格式ばった言い方をすれば、それは雇用主が、その会社における過去の従業員の体験についてより深く知るために実施する、オフボーディングプロセスの一部です。
退職面談の質問のおかげで、これまで気づかなかったかもしれない貴重なデータを収集できます。従業員の期待や失望、仕事への姿勢、給与や福利厚生への満足度、(マネージャーも含めた)従業員の有害な振る舞いなど、これらはまだ氷山の一角にすぎません。
退職面談を作成する際に心に留めておくべき重要な点の一つは、質問を従業員にとって個人的なものに感じられるようにすることです。結局のところ、仕事を辞めるというのはかなり個人的な問題だからです。だからこそ、彼らが言いたいことに本当に関心を持っていることを示したいのです。
そうすれば、対面でもオンラインでも面談の形式にかかわらず、彼らはできる限り正直に答えるためのより大きな意欲、勇気、そしてインスピレーションを持つことができます。
退職面談の目的とは？
最終的な目的を一言で言えば、会社全体の仕組みをどう改善し、評判を管理するかについてのデータを集めることです。
それでは、より明確にするために、上記の文をいくつかの要素に分解してみましょう:
- 従業員の全体的な体験を見積もる
- 従業員エンゲージメントを高める新しい方法を見つける
- 従業員の定着
- 採用と研修にかかるコスト効率の良い方法についての洞察を得る
- 従業員と前向きな形で区切りをつける
- 会社内の問題領域を発見する
- ブランドイメージを強化する
役割別の退職面談の質問
従業員が会社で担っているさまざまな役割の異なる特性を区別することは重要です。
これはオフボーディングプロセスにおいて特に重要です。マーケティングアシスタントが技術職の誰かと同じ理由で仕事を辞めるとは、まず考えにくいでしょう。
最良の従業員体験を確保し、アンケート結果の分析を通じてさらなる改善のための貴重な洞察を得るために、それぞれの役割ごとの退職面談の質問を考える時間を取りましょう。
そのための効果的な方法の一つは、オンラインフォーラムやコミュニティを検索し、人々が何を言っているかを見ることです。たとえば、RedditやQuoraに行き、「なぜ私は仕事を辞めたのか」や「上司に知っておいてほしかったこと」といったスレッドを探すことができます。人々は自分が安全な距離にいると感じると、どれほど正直になるか、きっと驚かれるはずです。
いくつかの答えを得るもう一つの方法は、ただ自分で尋ねてみて、それらのオンラインコミュニティから何を学べるかを確かめることです。
ただ覚えておいてほしいのは、どの役割のための質問が必要であっても、公平な立場の人物がそれを作成し実施するようにすることです。たとえば、シニアレベルの経験を持つ人事担当者などです。
それでは、それぞれの役割ごとに退職面談の質問をどう準備するかを見ていきましょう。
マネージャー向けの退職面談の質問
これらは最もデリケートに感じられるでしょう。なぜなら、退職するマネージャーやその他の役職者は、会社の細部についてはるかに豊富な知識を持ち、若手スタッフよりもはるかに多くの経験を積んでいるからです。
そうであれば、何が彼らに会社への信頼を失わせたのか、彼らがどう考えているのか、何を避けられたはずなのか、といったことを知りたいと思うのは当然のことです。
以下は、退職するマネージャー(またはその他の役職者)に投げかける退職面談の質問のリストです:
- 最初に当社を選んだ理由は何でしたか？
- なぜ当社にとどまったのですか？
- その後、別の会社に転職先を探すきっかけとなった変化は何でしたか？
- マネージャーになってから、会社はあなたをより手厚く、あるいはより手薄に扱ったと感じますか？
- 当社在籍中、適切な研修や評価を受けられましたか？
- 会社の目標を実現するために必要な十分なサポートやリソースはありましたか？
- それらの目標を実現するための裁量と権限はありましたか？
- あなたの意見やアイデアは尊重されましたか？
- あなたと部下との間の協力やコミュニケーションをどう表現しますか？
- あなたと上司との間の協力やコミュニケーションをどう表現しますか？
- 給与や福利厚生には満足していましたか？
- キャリアの成長の余地はありましたか？
- どうすれば当社にとどまっていただけたでしょうか？
- 今でも会社のビジョンやブランドを信じていますか？
- ほかに私たちに知っておいてほしいことはありますか？
チームリーダー向けの退職面談の質問
マネージャーと同様に、チームリーダーは自分を頼りにする人がより多いため、通常ほかのスタッフよりも大きなプレッシャーにさらされています。彼らが仕事を辞める決断をしたのであれば、その理由を突き止めるための時間を取ったほうがよいでしょう。
以下の質問は、どちらもマネージャーやリーダーシップの役割のオフボーディングという問題を扱っているため、前述の質問と組み合わせて使うことができます。次のように尋ねてみましょう:
- 最初に当社でこのポジションを引き受けた理由は何でしたか？
- あなたの役割の中で、最も満足できた側面はどれでしたか？
- チームのコミュニケーションや協力に、どの程度満足していましたか？
- あなたのチームは、仕事に対して十分な研修や経験を受けられましたか？
- あなたの責任は、あなたのスキルや経験に見合ったものでしたか？
- それらは明確に定義されていましたか？
- 良いワークライフバランスを保てていましたか？
- チームからの忠誠を感じましたか。感じなかった場合、その理由は何だと思いますか？
- あなたの給与は競争力のあるものでしたか？
- 会社の働く文化をどう評価しますか？
- またこの会社で働くことを検討する可能性はありますか？
- 当社での全体的な体験を、どうすれば改善できるでしょうか？
技術職向けの退職面談の質問
管理職とは異なり、技術職は特定のスキルセットを持つ役割です。
これらの役割に就いている人は、データアナリスト、Web開発者、コピーライターなど、基本的に特定の業務を遂行するための知識、スキル、専門性を必要とするあらゆる役割が考えられます。
管理職とは異なり、技術職はサービスや生産のプロセスに直接関わっているため、彼らには別の退職面談の質問を用意するのが当然のことです。
たとえば、次のような質問です:
- 別の仕事を探そうと考えたきっかけは何でしたか？
- 給与や福利厚生に満足していましたか？
- 会社の働く文化をどう表現しますか？
- 自分のポジションに、どの程度の充実感を感じていましたか？
- この会社を退職する決断は、通勤や転居、あるいはその他の外的要因と関係していましたか？
- 経営陣の透明性について、どう思いますか？
- あなたの役割に対して、適切な研修やさらなる資格取得の機会が提供されましたか？
- 仕事上の責務に、どの程度満足していましたか？
- この会社に入社してから退職するまでの間に、あなたの役割は変化しましたか(どのように変化しましたか)？
- 自分の仕事について、定期的にフィードバックを受けていましたか？
- より難しい業務に対して、上司から十分なサポートを得られましたか？
- 業務量は公平に配分されていましたか？
- あなたの責任は明確に定義されていましたか？
- この会社で、誰かから差別を受けたり脅かされたりしたと感じたことはありますか？
- ここで築いた強いつながりを、今後も育てていきたいと感じていますか？
- 従業員の体験をより良くするために、この会社で何を変えるべきだと思いますか？
- 当社を他の人にすすめたいと思いますか？
マーケティング・営業向けの退職面談の質問
同様に重要なこの2つの部門は、あなたの会社のもう一つの原動力です。あなたの社会的なイメージを表現し、見込み客を連れてくる役割として、これ以上の存在がいるでしょうか。
この2つのチームのメンバーが退職を決断したとき、ダメージコントロールを行い、何をもっとうまくできたはずだったのかを見極めるのは会社の務めです。
私たちは、マーケティングや営業の人々が一般的に仕事を辞める理由を突き止めるために、少し手間をかけて調べてみました。
私たちが探りを入れたフォーラムのすべてで、主な原因として次のようなものが挙がっていました:
マーケティング:
- 金銭的な報酬への不満
- 十分なモチベーションややりがいの不足
- 現在の仕事での限られた機会
- 昇進がない(または非常に遅い)
- 働く文化への不満
営業:
- 自信の欠如
- 自分が売っているものへの信頼の欠如
- マイクロマネジメント
- 研修の不足
- ストレスが大きすぎる
- 長い労働時間
これらの考えられる理由を念頭に置きながら、次のような質問を含めてみてください:
- 自分の仕事に対して公平に報酬を得られたと思いますか？
- 当社での自分の役割を気に入っていましたか？
- どうすればあなたがより意欲を感じられるよう、会社はできたでしょうか？
- 給与以外で、自分の仕事に対して報われたと感じましたか？
- あなたのチームの創造性のレベルをどう評価しますか？
- マーケティングチームのメンバー間の関係を説明してください。
- 営業チームのメンバー間の関係をどう表現しますか？
- 十分な研修を受けられたと感じますか？
- 当社の製品やサービスを利用していますか。その理由(または利用していない理由)は何ですか？
- 自立して仕事を進めることができましたか？
- あなたのワークライフバランスをどう表現しますか？
- 圧倒されたり、働きすぎだと感じたりしたことはありますか？
- この会社でサポートが必要なとき、誰を頼りますか？
インターン向けの退職面談の質問
このグループの経験は、他の人々の年功には到底及ばないとはいえ、決して無視したり当然のものとして軽んじたりすべきではありません。
会社という有機体について、その中のあらゆる細胞一つひとつから多くを学ぶことができます。
さらに、インターンは、より経験の浅い人々であるため、退職面談の質問に答える際により気軽になる傾向があり、より完全で正直な答えを得られる可能性が高くなります。
その一方で、彼らの経験不足は、ときに非現実的な目標や期待につながることもあるため、彼らの答えを評価する際にはできる限り客観的でいることがあなたの務めです。
次のような質問を試してみてください:
- もし時間を巻き戻せるなら、このインターンシップをもう一度やり直しますか？
- これはあなたにとって初めてのインターンシップですか？
- あなたの部署であなたは唯一のインターンでしたか？
- メンターとの関係をどう表現しますか？
- 他のすべてのチームメンバーのサポートを得られたと感じますか？
- 適切な研修を受けられたと思いますか？
- 当社でのインターンシップ中に直面した課題は何でしたか？
- 当社のインターンシッププログラムをさらに改善するために、どう変えますか？
- インターンシップで最も気に入った点は何でしたか？
- 当社の働く文化をどう表現しますか？
- 当社で働く自分の姿を想像できますか？
- 当社のインターンシッププログラムを他の人にすすめたいと思いますか？
オンラインの退職面談アンケートを作成する
従業員がなぜバンドを抜ける決断をしたのかを突き止めるだけでも十分に難しく、イメージにとって悪影響になりかねないというのに、自分一人で適切な退職面談の質問を考え出すのは、まったく別の頭痛の種です。
信じてください。私たちにはよく分かります。だからこそ私たちは、調査と自動化にかかる膨大な時間とコストを節約してもらうために、EmbedFormsツールを作りました。
私たちのツールを使えば、一対一のプレッシャーを心配することなく、従業員から正直なフィードバックを簡単に得ることができます。
あらかじめ用意された従業員フィードバックフォームを使ってすぐに始め、従業員が退職を決める前にその不満を捉えましょう。
あるいは、求人応募フォームからヒントを得て、新しい従業員を採用する前に気になる質問をいくつか含めてみてください。
スケール評価から、賛成/反対のスケール、詳細なフィードバックの余地を残す自由記述式の質問まで、複数の回答形式が用意されています。とても簡単で、しかも無料です。
まとめ
まとめると、それがあなたの会社であろうと、あなたが人事チームの一員であろうと、その職場の内側の仕組みを常に把握しておくことは、いつだって良い心がけです。
そして、おそらくそれ以上に重要なのは、外側の仕組み、つまり退職のプロセスを把握しておくことです。
誰もがもっとうまく対処できたはずだという状況は常にあるものですが、成長の余地は常にあると認められるだけの成熟さを私たちが持ち合わせている限り、会社に残る人にとっても去る人にとっても、すべてはきっとうまくいくでしょう。
私たちは、さまざまな役割に最も関連する退職面談の質問をまとめることで、あなたが必要なときにいつでもコピー&ペーストして使えるよう、貴重な時間を節約できたことを願っています。
さらなる時間の節約のために、いつでも使える私たちの既製フォームやフィードバックウィジェットもご用意しています。それらを活用してさらに良くなる方法を学べば、従業員の離職率を最小限に抑えられるはずです。
